תיקיות למשרד – או כפי שיש המכנים אותן: ארוניות תיוק – מספקות יתרון עצום לבית העסק וליתרון הזה קוראים סדר, דבר שכל משרד פעיל וסואן משווע אליו.
ארוניות התיוק שמכילות תיקיות משתייכות למחלקת הריהוט המשרדי ומשתמשים בהן בדרך כלל כדי לאחסן מסמכי נייר בתיקיות קרטון. בפשטות ניתן לומר שתיקיות למשרד הן מתקן בעבור מגירות או תאים סגורים, לעיתים מאוד עמוקים ומאורכים, שבו מאוחסנים פריטים או מסמכים באופן מאורגן שמקל על איתורם וההתמצאות בהם.
שתי הצורות הנפוצות ביותר של ארונות תיקיות למשרד מיועדים לאחסון אנכי או רוחבי. ארוניות התיוק למשרד כוללים לרוב מגירות שנפתחות ובתוכן ניתן לתייק מסמכים על מוט טלסקופי נשלף. ארונות תיקיות למשרד לעתים קרובות נועדו להכיל מסמכי נייר בגודל הסטנדרטי A4.
ארונות התיקיות המשרדיים בדרך כלל עשויים ממתכת או מעץ, אבל גם פלסטיק משמש לפעמים בארונות היותר זולים. על המגירות נהוג לרוב למצוא חלון קטן שקוף שבו אפשר להכניס כרטיסיה קטנה עם שם התכנים או טווח אותיות ה-א'-ב' שתויקו במגירה המסוימת, כדי לאפשר למשתמש לזהות את תכולתה. בכדי להקל לפתוח את המגירה וכדי למנוע את המגירה משליפה מהירה או רבה מדי, המגירות יושבות על ציר עם בלם-תפס קטן, ויש להן כמובן גם ידיות נוחות.
בארונות תיקיות למשרד לרוב משולב מנעול קטן בכדי למנוע גישה לא מורשה למסמכים שיאוחסנו בארון.
כיצד לארגן תיקיות למשרד?
- צרו את התיקיות שלכם בקרטוניות המיוחדות. הקפידו כי כולן מסומנות בצורה אחידה ולפי היגיון, כמו למשל לפי שמות החברות.
- ארגנו את התיקיות שלכם לפי סדר אלפביתי, המתקדם מתחילת המגירה עד לחלק העמוק יותר שלה, מלמעלה למטה או משמאל לימין, בהתאם לשיטת התיוק שנוחה לכם.
- השאירו מקום לתיקיות שיתווספו בעתיד – אם יש לכם תיקיות למשרד שימלאו 50% מהארון, למשל ארבע מגירות, הקפידו לא למלא את שתי המגירות הראשונות לחלוטין, למלא את כל ארבע המגירות באמצע; ולהשאיר את השתיים התחתונות ריקות, שהרי תיקיות חדשות לא בהכרח ישתייכו לחלק האחרון של התיוק, אלא ילכו לכל המקומות בהתאם למה שהאלפבית מכתיב.
- החלפת תיקיות במהירות – כדי להחליף או לעדכן תיקיות תצטרכו לשלוף החוצה את התיקיות המאוחסנות מפעם לפעם, אבל בכדי להיות בטוחים שהסדר לא משתבש ומתקלקל – הקפידו להכניס את התיקייה ששלפתם בחזרה למקומה מיד. קחו בחשבון שאתם תתנו לתיקיות להצטבר מחוץ למערכת המאורגנת, יהיה לכם קשה מאוד למצוא אותן מאוחר יותר, אפילו שארוניות תיקיות למשרד מארגנות את הכל באופן כמעט מושלם. מה לעשות – בסופו של דבר העניין זקוק למגע אנוש.
